مبادئ علم الإدارة

دورة في علم الإدارة

أهلا بكم في هذه الدورة في علم الإدارة حيث سيتمّ التعرف على ماهية علم الإدارة والنظريات الحديثة التي أسّست لهذا العلم، والأدوات المستخدمة في عمل المدراء للتمكّن من إنجاز مهامهم.

الفصل الأوّل: مقدّمة الى علم الإدارة

تعريف: 

 الإدارة هي عمليّة تحديد الأهداف المطلوبة لنجاح عمل المؤسّسة، والتّأكّد من الاستخدام الفعّال للموارد الماليّة، الماديّة والبشريّة لتحقيق هذه الأهداف، ممّا يعني أنّه لا يوجد قاعدة أو نظريّة واحدة فعّالة إنّما مقاربات مختلفة حسب اختلاف الظّروف والأهداف.

الإدارة الفعّالة يمكن اختصارها بعمليّة صنع فريق متكامل يؤدّي مهام تحقّق الأهداف المحدّدة، يبدأ العمل الإداريّ النّاجح بتحديد رؤية المؤسّسة ولا ينتهي حتّى تحقيقها. 

الإدارة والقيادة:

واحدة من أكثر النّقاط تعقيداً هي التّمييز بين الإدارة والقيادة، هذه الأخيرة هي بالتّعريف التّقليدي عمليّة التّأثير بالآخرين لتحقيق غايات وأهداف معيّنة. 

نختصر الفوارق بمثال ل "كولنزو" 

القيادة الإدارة

تُجيب على سؤال: لماذا؟ تُجيب على سؤال: كيف؟

تّلهم توضّح

تّركّز على الخدمة تُركّز على الرّبح

استراتيجيّة عمليّاتيّة 

ابداعيّة   تحسينيّة

انجاز أداء

براعة استمراريّة في الأداء 

انتظام  محاسبة 

اذا ما تمعّنا بالجدول أعلاه ودقّقنا جيّداً في التّصنيفات الواردة يمكن أن نلاحظ أن القيادة تتمحور حول الأشخاص وتحفيزهم في حين الإدارة هي مؤسّساتيّة تركّز على المهام والنّتائج.

"دكسن" (1993) : 

ميّز دكسن بين القيادة والإدارة بقوله:" القيادة هي القدرة على التّأثير في سلوكيّات ومواقف الآخرين. الإدارة هي العمليّة الرّسميّة للقرار والأُمرة." 

إذا كانت الإدارة مرتبطة بالقرارات والسّيطرة فالمُدراء هم الأكثر انشغالاً بالعمل ضمن القواعد المؤسّساتيّة والتّركيز على المهام المطلوبة لتحقيق الأهداف المنشودة. 

ولكن رغم الفوارق الملحوظة بين الإدارة والقيادة إحدى ميّزات العمل التّجاريّ الحديث هي صعوبة التّمييز بين الإدارة والقيادة، وبالأخصّ مع محاولة معظم المؤسّسات الحديثة خلط الأدوار وتقديم المدراء كقادة. 

أهميّة الإدارة:

لماذا الإدارة مهمّة؟ ولماذا تعلّم المفاهيم والنّظريّات قبل الدّخول في هذا المجال حيويّ وضروريّ؟ 

بحسب "تايلر" إذا كانت أيّة مؤسّسة تريد أن تعمل بنجاح في محيطها الواسع فهي تحتاج إدارة فعّالة مرتكزة على أشخاص يفهمون كيفيّة تحفيز الآخرين على العمل، لذلك من الحيويّ أن تلاقي المؤسّسة المنافسة المفروضة خارجيّاً وضغوطاتها بفريق محفّز على العمل. 

لذا على المدراء أن يمارسوا تأثيرهم في اتجاهات متعدّدة لتأمين الموارد والدّعم وتحقيق حاجات الفريق لانجاز العمل دون التّقصير في الإدارة المباشرة والمتابعة الحثيثة لتحقيق الأهداف. 

لقد كٌتب الكثير في أساليب الإدارة والقيادة لكن يبقى الأهمّ وهو تحديد الأدوار الضّروريّة لتحقيق المهامّ. 

مقدّمة الى أنماط الإدارة:

يٌعرف المدراء بكيفيّة إدارتهم للمواقف المختلفة فهذه الإدارة تعتمد بشكل أساسي على النّمط النّظريّ المتعمد، فالنّمط يعني الطّريقة الّتي يفرض من خلاله سلطته في مكان العمل ليؤكّد تحقيق الأهداف المرجوّة، ويشمل التّخطيط والتّنظيم لكلّ مدير في مجال مسؤوليّته وبالأخصّ حدود علاقته بزملائه وأعضاء فريقه. 

المكوّن الأساسيّ لأنماط الإدارة هو شكل المواقف والسّلوكيّات أي ماذا يقول المدير؟ كيف يقوله؟ كيف يصبح مثالاً يحتذى به؟ لغته الجسديّة، سلوكه العامّ، تموضعه في المؤسّسة. 

ليكون المدير فعّالاً في دوره من المهمّ أن يدرك كيفية ادارته بشكل خاصّ، أي أن يدرك النّمط الذّي يناسبه من الإدارة، على سبيل المثال: المدير الخجول لا يمكنه أن يتبنَّ نمط إدارة متسلّط، كما عليه أن يدرك النّمط الذّي يتناسب مع فريقه، أي أن يأخذ بعين الاعتبار طبيعة الفريق، وبالتّأكيد يجب أن يراعِ النمط المعتمد ثقافة المؤسّسة.

تبنّي المدير للنّمط المناسب في عمليّة الإدارة يساعده على بناء العلاقات، الثّقّة والاحترام مع فريقه بما يضمن أفضل نتائج في ميدان العمل من خلال تحسين الاندفاع والانتاجيّة. وعلى العكس اعتماد نمط غير مناسب للإدارة سيجعل الموظفين بلا تحفيز أو اندفاع. 

في القرن الماضي، كان يُعتقد أنّ هناك نظريّة واحدة ناجحة تناسب كلّ أعمال الإدارة وهي بالمختصر فرض السّلطة وإنجاز الأعمال وتحقيق الأهداف، لكن بعد دخول العمل التّعاوني ونشوء علم الإدارة والتّدريب على التّعامل مع الموظّفين أصبح اعتماد أنماط الإدارة جزءاً أساسيّاً من عمل كلّ مؤسّسة.

اليوم هناك حافز قويّ جدّاً على اعتماد أنماط الإدارة لخلق علاقات متينة بين أعضاء المؤسّسة والمدراء. 

أنماط الإدارة الكلاسيكيّة: 

بناءاً على أبحاث "لوين" و "ويبر" كان يُعتقد بأنّ المدراء يقعون ضمن التصنيفات الأربعة الآتية:

أ‌-الاستبداديّ:

المدير الاستبداديّ هو الّذي يسلك الطّريق التّقليديّة في إدارة الآخرين. هو يحبّ أن تكون السّيطرة الكاملة له، يحتفظ بالسّلطة كلّها ويستبدّ بصناعة القرارت. كنتيجة هو يصدر أوامره دون مشاورة من هم دونه، وهم بدورهم يجب أن يطيعوا دون طلب أي تفسير لِيُكافؤوا اذا أطاعوا الأوامر حرفيّاً ويعاقبوا عند المخالفة البسيطة لأوامر المدير.

ب‌-البيروقراطي:

المدير البيروقراطيّ يُؤمن بالعمليّات المؤطّرة واتّباع القواعد بشكل صارم بغضّ النظر عن مساهمة هذا الأمر في نجاح المؤسّسة. لتحقيق ذلك المدير البيروقراطي سيتكب قواعد وارشادات ويتوقّع اتّباعها بشكل أعمى. كلّ شيء يجب أن يُفعل بطريقة محدّدة مكرّرة دون أيّ خروج عن القواعد، وفي حال لم يجد تعليمات لانجاز أي أمر يٌراجع رؤوسائه دون أيّة مبادرة.

ج- الدّيمقراطي:

المدير الدّيمقراطيّ والمعروف بالمدير التّشاركيّ، يشجّع الموظّفين على المشاركة في أخذ القرار وحلّ المشكلات، إذ هو يستمع لمقاربتهم قبل اتّخاذ القرار النّهائي. كما أنّه يحيطهم علماً بكلّ ما يمكن أن يؤثّر على عملهم وهو يوكّل جزءاً من صلاحياته لهم ليتمكّنوا من تنفيذ المهامّ باستخدام أساليب عمل خاصّة بهم. 

د- الحرّ:

المدير الحرّ هو الّذي عرّفه "لوين" بأنّه المدير الذّي يترك فريق العمل وشأنه دون أن يتدخّل، تاركاً لهم الحريّة التّامّة في اختيار أساليب العمل. هو يحدّد بشكل عام جدّاً المهامّ، الحدود والمُهل النّهائية، لكن لا يوفّر أي إطار أو نمط لكيفيّة تحقيق ذلك. طاقم العمل يعمل ضمن حريّة مطلقة لما يراه مناسباً، والسّلطة الموكلة للمدير تنساب كليّاً الى أعضاء فريقه ليصنعوا القرارات ويحلّوا المشكلات، ويحتفظ المدير بدوره التّوجيهيّ، أيّ يجيب على الأسئلة المطروحة ويؤمّن المعلومات المطلوبة.

بهذا ننهي الجزء الأول من الفصل الأول في هذه الدّورة، لنستكمل الجزء الثّاني بعنوان: نظريّة "ماك كريغور" للإدارة حول الجانب الإنساني للمؤسّسة.